Mënyrat më të mira për të dërguar dokumente tatimore tek kontabilisti juaj

by William Perez

Rezistoni kërkesën për të përdorur postën elektronike

Në epokën e internetit, po bëhet gjithnjë e më e zakonshme në kohën e taksave për njerëzit që të marrin ndihmën e profesionistëve dhe kontabilistëve që mund të jenë në një distancë të papërshtatshme. Mund të jetë joshëse që thjesht të dërgoni me email informacionin e nevojshëm, por kjo nuk është ideja më e mirë.

Ju do të dëshironi të siguroheni që dokumentet tuaja tatimore t'i dorëzohen kontabilistit publik të certifikuar, agjentit të regjistruar ose ndonjë agjensi tjetër tatimore në mënyrën më të sigurt dhe më të sigurtë të mundshme. Dokumentet tatimore përmbajnë informacione shumë të ndjeshme si emri, adresa, numrat e Sigurimeve Shoqërore për ju dhe vartësit tuaj, sa para fitoni dhe ku jeni banka. Dhe kjo është vetëm për fillestarët. Nëse këto të dhëna bien në duar të gabuara, mund të përfundosh si viktimë e vjedhjes së identitetit.

Këtu janë disa këshilla për të siguruar që dokumentet dhe të dhënat tuaja të mbërrijnë në destinacionin e tyre të paprekura dhe të sigurta.

Përditësuar më Janar 2018 nga Beverly Bird

Bëni një listë

Bëni një listë të të gjitha W-2s tuaj , 1099s dhe dokumente të tjera të lidhura me tatimet. Kjo realizon dy gjëra: Ju do të dini saktësisht se çfarë keni dërguar në llogaritarin tuaj dhe nëse diçka humbet dhe nuk arrin në anën tjetër, ju mund të identifikoni atë që ishte. Ju gjithashtu do të keni fillimin e një liste kontrolli për përgatitjen e taksave të vitit të ardhshëm.

Bëni kopje rezervë

Nëse po dërgoni kopjet aktuale të dokumenteve tatimore, bëni një favor dhe kopjoni të gjitha së pari. Në këtë mënyrë ju nuk do të jeni pa informacion kritik nëse ata vërtetë humbasin. Ju mund të fotokopjoni ato ose t'i skanoni në imazhe ose skedarë PDF, pastaj t'i ruani ato në kompjuterin tuaj dhe në një flash disk si një masë paraprake shtesë. Megjithatë ju bëni atë, sigurohuni që keni një kopje rezervë para se të dërgoni dokumentet në llogaritarin tuaj.

03 Opsioni më i mirë është dorëzimi me dorë

Kur një spiun dëshiron të sigurojë që një dokument të dorëzohet tek personi i duhur në kohën e duhur në filma, ai e dërgon atë personalisht. Ai nuk merr shansin që të kapet.

Ju mund ta vendosni këtë taktikë të shkollës së vjetër për të punuar për ju duke dorëzuar personalisht dokumentet tuaja tatimore tek kontabilisti juaj nëse është e mundur. Të paktën, dorëzoni ato tek ndihmësi i tij, sekretari, recepsionist ose personeli tjetër i zyrës. Kjo eliminon çdo rrezik që ata do të humbasin në transmetim ose të kapen nga përgjimësit.

04 Dërgimi i dokumenteve tuaja

Dorëzimi i postës është mjaft i sigurt dhe është ndoshta opsioni juaj i dytë më i mirë në qoftë se jetoni në Filadelfia dhe kontabilisti juaj është në Pittsburgh kështu shpërndarjen e dorës thjesht nuk është një opsion.

Dokumentet tuaja mbrohen nga përgjimi i rastësishëm, duke u mbështjellë në një zarf. Hapja e dikujt tjetër është një krim, të paktën në SHBA, dhe ndërkohë që nuk mund të pengojë një kriminel të përcaktuar, të paktën ka ligje për librat për të ndëshkuar shkelësit.

Kjo tha, dokumentet munden dhe nganjëherë humbasin ose dëmtohen në postë, kështu që mund të jetë një ide e mirë për të dërguar ato kopje rezervë që keni bërë në vend të origjinaleve. Dhe e konsideroni përdorimin e një forme të dërgimit ose të konfirmimit të nënshkrimit ose anashkaloni plotësisht Shërbimin Postar Amerikan dhe përdorni një shërbim të shpërndarjes në vend të kësaj, si Federal Express ose UPS.

Faksimi i dokumenteve tuaja

Faksimi i dokumenteve në llogaritarin tuaj mund të jetë një mënyrë e shpejtë për t'i ofruar ato dhe është relativisht e sigurtë. Përderisa linja telefonike e kontabilistit nuk përdoret, shanset janë të mira që transmetimi juaj nuk do të interceptohet nga hajdutët e identitetit. Por të jeni absolutisht i sigurtë që numri i faksit të jetë i saktë.

Ka disa dobësi. Dokumentet e dërguara me dokumente mund të jenë të vështira për t'u lexuar dhe gjëja e fundit që një profesionist i taksave dëshiron të bëjë është të ulet atje duke supozuar nëse një numër është gjashtë ose një tetë ose duke marrë kohë shtesë për t'ju thirrur për të gjetur. Faksimi funksionon më mirë nëse ju vetëm duhet të dërgoni disa faqe. Për dokumente më të gjata dhe veçanërisht për dokumentet që përmbajnë informacion në të dy anët e një faqe, faksimi nuk mund të jetë zgjidhja më e mirë.

06 Nëse Ju Duhet të Përdorni Email ...

Email-i është i përshtatshëm dhe i shpejtë, por mund të ofrojë sa më shumë siguri si një kartolinë. Nëse nuk merrni masa paraprake, çdo transportues rrjeti mund të shikojë përmbajtjen e postës elektronike dhe të shikojë bashkëngjitjet tuaja. Nëse ata po i kushtojnë vëmendje dhe në fakt ndjekja e përmbajtjes është pranë pikës - ka ende potencial.

Kontrolloni nëse kontabilisti juaj përdor softuer të sigurt të shkëmbimit të skedarëve siç është LeapFile. Shumë prej tyre, sipas Chip Capelli, një kontabilist i vendosur në Provincetown, Massachusetts, dhe kjo mund të jetë një ndërrues i lojërave.

Të paktën, vendosni dokumentet tuaja tatimore brenda një mbështjellësi të koduar siç është DOC, PDF ose ZIP file me fjalëkalim. "Skenoni çdo gjë në një PDF dhe më pas mbrojteni fjalëkalimin," këshillon Capelli. Asnjëherë mos dërgoni informacione që dëshironi të mbani privatisht, siç është numri juaj i Sigurimeve Shoqërore, si tekst i thjeshtë në trupin e mesazhit tuaj të postës elektronike. Çfarë ndodh nëse dërgoni mesazhin në mënyrë të gabuar në adresën e gabuar ose skanoni email-in tuaj dhe të dhënat e mbledhura nga ofruesi juaj i shërbimit? Marrja e hapave paraprakë për të siguruar dokumentet tuaja tatimore ndihmojnë në mbrojtjen e financave tuaja.

Nëse më keq është më e keqja

Informohuni menjëherë te Shërbimi i Ardhurave të Brendshme nëse gjeni se jeni komprometuar përkundër përpjekjeve tuaja më të mira. Në fakt, ju mund të kontaktoni IRS-në nëse mendoni se mund të jeni komprometuar. IRS do të hetojë. Dorëzoni Formularin 10439 për të raportuar mashtrimin tatimor ose mashtrimin e dyshuar të kësaj natyre. Ju mund të hyni në formularin në faqen e internetit të IRS së bashku me informacionin se ku duhet të postoni ose faksoni atë.