Llojet e gabimeve të kontabilitetit dhe si t'i parandaloni ato
Ju duhet të vini re se këto lloje të gabimeve janë më të vështirat për t'u identifikuar dhe zgjidhur.
Gabimi i mungesës
Një gabim i mosveprimit ndodh kur një transaksion tërhiqet plotësisht nga librat e kompanisë suaj. Ju mund të harrojnë për të hyrë në një transaksion shpenzimesh ose për të hyrë në shitjen e një produkti ose shërbimi. Këto transaksione janë të vështira për t'u zbuluar. Prandaj, duhet të siguroheni që keni një rutinë solide për të futur në kohë këto transaksione. Arsyeja më e shpeshtë që këto transaksione nuk janë futur është se dokumentacioni (si fatura e një shitësi) humbet. Ju keni më pak të ngjarë të humbni ose të humbni këto dokumente mbështetëse, nëse ju hyni në kohën e duhur në sistemin tuaj të softuerit të kontabilitetit sa më shpejt që të jetë e mundur.
Gabim i anullimit
Një gabim i anulimit ndodh kur një transaksion që duhet të ishte postuar si debit është postuar si kredi. Për shembull, mund të futni një faturë si pagesë ose rimbursim.
Ju nuk do ta vini re këtë gabim në bilancin tuaj të gjykimit, sepse bilanci i provave do të vazhdojë të jetë në ekuilibër.
Gabimi i parimit
Një gabim i parimit ndodh kur ju ose kontraktuesi juaj gabimisht aplikoni një parim kontabël. Ju mund të shpenzoni aktivet që duhet të regjistrohen si pasuri . Asetet dhe shpenzimet regjistrohen të dyja në libra si debita kështu që ky është një gabim teknik.
Gabim i Komisionit
Një gabim i komisionit ndodh që të futni një transaksion në klasën korrekte por në librin e gabuar të ndihmës . Për shembull, do të kryesh këtë gabim nëse aplikon një pagesë në faturë të gabuar. Bilanci i provës do të tregojë shumën korrekte që i detyrohet një klienti, por librat plotësues të klientit tuaj individual do të jenë të pasakta.
Gabimet e hyrjes subsidiare
Një gabim i hyrjes plotësuese ndodh kur një gabim bëhet kur futni një transaksion. Për shembull, nëse kreditoni një klient prej $ 5,000, por futni vetëm 500 dollarë si hua dhe tërheqje prej $ 500 nga llogaria juaj e parasë, atëherë do të gjeni se ky gabim është kryer në bilancin tënd të provës. Bilanci juaj i gjykimit do të jetë i saktë. Metoda më e zakonshme për zbulimin e këtyre gabimeve është kryerja e pajtimeve të kontabilitetit. Duke vazhduar me shembullin e mëparshëm, do të zbulonit këtë gabim kur të kryeni barazimet tuaja bankare . Ju do të gjeni se ju do të jetë i shkurtër $ 4,500 e parave të gatshme në llogarinë tuaj bankare , dhe pastaj do të jetë në gjendje për të korrigjuar gabimin.
Parandalimi i gabimeve
Ju do të keni për të zhvilluar kontrolle të mira të brendshme dhe procese për të zbuluar gabime. Për shembull, do të dëshironit që të siguroheni që të gjitha format tuaja janë të qëndrueshme në mënyrë që punonjësit të marrin një rutinë kur futni informacion në programin tuaj të kontabilitetit.
Ju gjithashtu do të dëshironi të siguroni që ju të keni staf të mjaftueshëm për të qenë në gjendje të përballoni ngarkesën e punës. Nënshtetësia do të çojë në lodhjen e punonjësve, gjë që do të rezultojë me lodhjen e punonjësve, punën e nxituar dhe më shumë gabime në kontabilitet.
Zbulimi i gabimeve
Ndërsa ju do të dëshironi të zhvilloni metoda për parandalimin e gabimeve sa herë që të jetë e mundur, gabimet e listuara më sipër do të ndodhin herë pas here. Nuk mund të parandalosh që të ndodhin të gjitha gabimet. Duhet të bëni pajtime të ndryshme në fund të muajit dhe të vitit për të zbuluar shumë gabime në mënyrë që ato të korrigjohen. Për shembull, barazimet e bankave duhet të bëhen çdo muaj. Asetet fikse mund të pajtohen vetëm një herë në vit në mënyrë që të siguroheni që keni rezervuar shumën korrekte të shpenzimeve të amortizimit. Ju do të gjeni se nëse kërkoni mënyra për të parandaluar gabimet dhe të keni një rutinë të kryerjes së rishikimeve dhe pajtimeve të të dhënave tuaja të kontabilitetit që biznesi juaj do të funksionojë normalisht dhe do të ulni numrin e gabimeve tuaja të kontabilitetit.