Secili nga llogaritë në këtë ekuacion tregojnë në bilancin e një kompanie dhe kontabilistët përdorin shënimet e debitit dhe të kreditit për të regjistruar transaksionet në secilën llogari.
Kontabiliteti me dy hyrje ka qenë në përdorim për më shumë se 600 vjet dhe është pare për përdorim nga bankat dhe tregtarët në Itali.
Kontabiliteti me dy hyrje të përcaktuar
Kontabiliteti me dy hyrje është një metodë e kontabilitetit standard që përfshin regjistrimin e çdo transaksioni në të paktën dy llogari, duke rezultuar në një debitim për një ose më shumë llogari dhe një kredi për një ose më shumë llogari.
Shuma totale e transaksioneve në secilin rast duhet të balancojë, duke siguruar që të gjitha llogariten për dollarë. Borxhet zakonisht vihen në anën e majtë të librit, ndërsa kreditë zakonisht vihen në anën e djathtë.
Firmat e mbajtura në publik duhet të përdorin sistemin e dyfishtë të kontabilitetit, siç kërkohet me ligj. Kompanitë publike duhet të ndjekin rregullat dhe metodat e kontabilitetit të diktuara nga parimet e kontabilitetit të pranuara përgjithësisht (GAAP), të cilat kontrollohen nga Enti Joqeveritar, Bordi i Standardeve të Kontabilitetit Financiar (FASB).
Kontabiliteti me dy hyrje gjithashtu shërben si mënyra më efikase për një kompani që të monitorojë rritjen e saj financiare, veçanërisht pasi rritet shkalla e biznesit.
Mbajtja e librave të sakta
Ndërsa biznesi i një kompanie rritet, gjasat për gabime klerike rriten. Megjithëse kontabiliteti me dy hyrje nuk i parandalon gabimet tërësisht, kufizon efektin që ka ndonjë gabim në llogaritë e përgjithshme.
Për shkak se llogaritë janë ngritur për të kontrolluar çdo transaksion për t'u siguruar që balanca jashtë, gabimet do të jenë të shënuara me shpejtësi përpara kontabilistëve, përpara se gabimi të prodhojë gabime pasuese në një efekt domino. Përveç kësaj, natyra e strukturës së llogarisë e bën më të lehtë gjurmimin përmes hyrjeve për të gjetur se ku ka ndodhur një gabim.
Llojet e llogarisë
Kur përdorni një llogari të dyfishtë, do të duhet të përdorni disa lloje të llogarive. Më poshtë janë disa lloje kryesore të llogarisë.
Llogaritë e aseteve tregojnë dollarë të lidhura me gjërat që zotëron biznesi, të tilla si paraja në llogarinë e saj të kontrolluar ose çmimi i paguar për magazinën e saj.
Llogaritë e përgjegjësisë tregojnë se çfarë detyrohet firma, si një hipotekë ndërtimi, hua për pajisjet ose bilancet e kartës së kreditit.
Llogaritë e të ardhurave përfaqësojnë paratë e marra, siç janë të ardhurat e shitjeve dhe të ardhurat nga interesi.
Llogaritë e shpenzimeve tregojnë paratë e shpenzuara, duke përfshirë mallrat e blera për shitje, kostot e pagave, qiratë dhe reklamat.
Sistemi me dy hyrje kërkon një tabelë llogarish, e cila përbëhet nga të gjitha llogaritë e bilancit dhe të pasqyrës së të ardhurave në të cilat kontabilistët bëjnë shënime. Një kompani e caktuar mund të shtojë llogaritë dhe t'i përshtasë ato në mënyrë më specifike të pasqyrojë operacionet e kompanisë, nevojat për kontabilitet dhe raportim.
Përdorimi i softuerit të kontabilitetit
Shumica e softuerit të kontabilitetit për bizneset përdor kontabilitetin me dy hyrje; pa këtë tipar, një kontabilist do të kishte vështirësi në gjetjen e informacionit të tillë si inventari dhe llogaritë e pagueshme dhe përgatitjen e fundvitit dhe të dhënat e taksave. Struktura bazë kontabël me dy hyrje vjen me paketa software kontabël për bizneset. Gjatë krijimit të softuerit, një kompani do të konfigurojë tabelën e saj gjenerike të llogarive për të pasqyruar llogaritë aktuale që tashmë janë në përdorim nga biznesi.
Softueri kontabël zakonisht prodhon disa lloje të ndryshme të raporteve financiare dhe të kontabilitetit përveç bilancit, pasqyrës së të ardhurave dhe pasqyrave të flukseve të mjeteve monetare. Një raport i përdorur zakonisht, i quajtur bilanci i provave, tregon çdo llogari në librin kryesor që ka ndonjë aktivitet.
Bilanci i gjykimit etiketon të gjitha llogaritë që kanë një bilanc normal debiti dhe ato me një bilanc normal të kredisë.
Totali i bilancit të gjykimit duhet të jetë gjithnjë zero dhe debitimet e përgjithshme duhet të jenë saktësisht të barabarta me kreditë e përgjithshme.
Shembuj të Kontabilitetit me dy hyrje
Si shembull i kontabilitetit me dy hyrje, nëse do të regjistroni të ardhura nga shitja prej $ 500, do të duhej të bëni dy regjistrime: një hyrje debiti prej $ 500 për të rritur llogarinë e bilancit të quajtur "Cash" dhe një hyrje krediti prej $ 500 në të rrisë llogarinë e deklaratës së të ardhurave të quajtur "Të hyrat".
Një shembull tjetër mund të jetë blerja e një kompjuteri të ri për $ 1,000. Në këtë shembull, do të duhet të futni një debitim prej $ 1,000 për të rritur llogarinë tuaj të shpenzimeve të "Teknologjisë" dhe një kredi prej $ 1,000 për të ulur llogarinë tuaj të bilancit "Cash".
E kundërta gjithashtu vlen: Nëse kompania juaj hua paratë nga një bankë, pasuritë tuaja do të rriten, por detyrimet tuaja gjithashtu do të rriten për të njëjtën sasi. Kontrolli i kontabilitetit me dy hyrje kontrollon saktësinë, pasi pasi të keni plotësuar shënimet tuaja, shuma e llogarive me bilancet debitore duhet të jetë e barabartë me shumën e llogarive të bilancit të kredisë, duke siguruar që ju keni kapur të dyja pjesët e transaksionit.