Si të Printoni Çeqet me sukses
Për të printuar kontrollet tuaja, do t'ju duhet:
- Software për formatimin e kontrollit
- MICR font për të shtypur numrat e kompjuterave miqësorë në fund të çdo kontrolli
- Kontrolloni letrën me letra me karakteristika të sigurisë që i mbajnë kontrollet nga ndryshimi ose kopjimi
- Bojë magnetike, e cila është potencialisht fakultative, por që do t'ju ndihmojë të shmangni problemet dhe shpenzimet shtesë
Sa doni të bëni?
Ekzistojnë dy qasje në kontrollet e printimit:
- Bëj të gjitha nga e para.
- Renditni kontrolle pjesërisht të shtypura nga një printer profesional.
Nëse nuk doni të bëni të gjitha, zgjidhja më e lehtë është që të keni një printer kontrolli të bëjë pjesën e vështirë - e cila është e njëjtë për çdo kontroll. Zbuloni detyrat e vendosjes së numrave të lexueshëm në letër në letër speciale me bojë magnetike. Pastaj mund t'i lëshoni kontrollet në printerin tuaj për të shtuar pagesën , shumën dhe çdo memorandum. Me këtë qasje, ju nuk keni nevojë të merreni me bojë të veçantë ose të shkarkoni font shtesë.
Kontrolloni printerët ofrojnë një shumëllojshmëri të opsioneve në mënyrë që të mund të specifikoni se si dalin kontrolle tuaja dhe ata përdorin veçori standarde të sigurisë të industrisë.
Shumica e prodhimeve të tyre janë në përputhje me programet popullore të softuerit, kështu që mund të përqendrohesh në gjëra më të rëndësishme sesa të kontrollosh formatimin.
Software për kontrollet e printimit
Ndërsa ju mund të hartoni dhe të shtypni kontrollet tuaja pa ndonjë softuer të veçantë, ajo merr disa aftësi dhe kohë të projektimit. Një paketë e para-ndërtuar e bën pjesën më të madhe të punës për ju, dhe softueri është relativisht i lirë - veçanërisht nëse mund të përhapni koston për një vëllim të lartë kontrolli.
Ka një shans të mirë që ju të keni atë që keni nevojë. Programet softuerike të menaxhimit të parave të programeve si Quicken dhe QuickBooks e bëjnë të lehtë krijimin e një pagese dhe shtypjen e një kontrolli. Për më tepër, këto programe ju ndihmojnë të gjurmoni pagesat pa pasur nevojë të futni ato manualisht duke krijuar një rekord kur shtypni kontrollin. Përsëri, është më e lehtë të përdorësh letrën "check stock" të urdhëruar nga një printer kontrolli ose zyra për furnizim me këto programe. Por ju mund të hartoni një template veten nëse preferoni.
Përveç programeve të mësipërme, shitësit e softuerëve të ndryshëm alternativë mund t'ju ndihmojnë të krijoni kontrolle. Edhe programet e reja të kontabilitetit mund t'ju ndihmojnë të printoni kontrolle të modës së vjetër. Për shembull, Xero ju lejon të personalizoni një dizajn kontrolli dhe të shtoni informacione bankare në formatin MICR.
Pajisjet e nevojshme për printimin e çeqeve
Ju mund të printoni kontrollet tuaja me pothuajse çdo printer. Sidoqoftë, është e mençur të përdorni bojë magnetike nëse do të printoni kontrolle nga zeroja. Kontrolloni makinat e leximit në bankat dhe shitësit me pakicë të punojnë më mirë nëse informacioni juaj i bankës shtypet me bojë magnetike. Ju potencialisht mund të largoheni nga përdorimi i bojës së vjetër (shih më poshtë), por duhet të dini kompromiset. Gjetja e bojës magnetike nuk është gjithmonë e lehtë në dyqanet lokale të furnizimit me zyra, dhe është më e shtrenjtë se boje standarde.
Përdoreni stoqet speciale të kontrollit për të printuar kontrollin. Ky dokument ka karakteristika të sigurisë që e bëjnë më të vështirë për të ndryshuar kontrollet ekzistuese dhe për të krijuar kontrolle të rreme duke përdorur informacionin tuaj të llogarisë.
A keni nevojë për bojë magnetike për të shtypur çeqet?
Teknikisht, jo. Megjithatë, jeni duke marrë një rrezik nëse shtypni informacionin bankar me bojë standarde. Jini të kujdesshëm ndaj shitësve të softuerëve që thjeshtësojnë çështjen dhe pretendojnë se gjithmonë mund të shtypni kontrolle pa bojë magnetike.
Vetëm informacioni i bankës: Kontrolli i tërë nuk ka nevojë për bojë magnetike. Pjesa më e rëndësishme është informacioni juaj bankar , duke përfshirë numrin e drejtimit dhe numrin e llogarisë suaj . Këto janë numrat qesharake në fund të një kontrolli, i njohur edhe si linja MICR. Nëse keni pasur këto shifra të shtypura nga një printer kontrolli dhe ju jeni vetëm shtypja e informacionit të paguesit dhe shuma, nuk ju nevojitet bojë magnetike.
Depozitat në zhvillim: Kompjuterë me lexues magnetikë lexojnë informacionin e llogarisë jashtë këtyre kontrolleve për të përpunuar shpejtësinë. Ndërsa ne me siguri po lëvizim drejt lexuesve optikë, disa kontrolle vazhdojnë të kalojnë nëpër lexuesit tradicionalë. Në moshën e depozitave të kontrollit celular , ku konsumatorët kapin një pamje të kontrollit për të bërë një depozitë, nevoja për bojën magnetike po zvogëlohet.
Por, çka nëse i printoni kontrollet pa bojë magnetike, dhe kontrolli kalon përmes një lexuesi magnetik? Pastaj kontrolli duhet të përpunohet manualisht, gjë që mund të rezultojë me pagesa për ju ose paguesin tuaj, si dhe për përpunimin më të ngadalshëm.
Rruga më e sigurt është përdorimi i bojës magnetike. Është më e shtrenjtë se bojëra e rregullt, por nuk është e egër.
Vetëm duhet një kontroll?
Nëse keni nevojë vetëm për një kontroll të vetëm, banka juaj mund të jetë në gjendje t'ju japë atë që ju nevojitet. Për shembull, mund t'ju duhet të jepni një kontroll të pavlefshëm për vendosjen e depozitimit të drejtpërdrejtë ose mund të keni një situatë të njëhershme që kërkon një kontroll letre. Bankat zakonisht ofrojnë sasi të vogla të kontrolleve me informacionin tuaj të llogarisë të shtypur mbi to për një tarifë të vogël. Thirrni përpara dhe pyesni nëse është e mundur të merrni një kontroll counter para se të bëni një udhëtim në degë.
Si të printoni çeqet
Sapo të keni materialet që ju nevojiten, jeni gati të bëni një pagesë. Nëse po përdorni softuerin e kontabilitetit, programi duhet të automatizojë shumicën e detyrave për ju. Përndryshe, futni datën, shumën dhe informacione të tjera sikur të shkruanit një kontroll me dorë .